第351回:繁忙期にやっておくべきこと(2)

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第351回:繁忙期にやっておくべきこと(2)

2016年12月19日

 繁忙期に連日かかってくる問い合わせ電話は、急いで切らずに、社名や連絡先、担当者名はもちろんのこと、どんな会社で、どんな荷物が出るのか、どこに届けるのかなど、しっかり情報収集します。この情報は、あなたの会社の「新規見込み客候補リスト」になります。


 さて、このリストを活用するのは、翌年1月です。これらのリストの見込み客に対して、セールスレターを発送するのです。セールスレターといっても、「初めまして、私は、○○市で運送業をしている~」という、いつもの新規向けレターの内容ではありません。レターの内容は謝罪です。「○○さま、△△です。先日は、お問い合わせいただき、ありがとうございました。せっかくお問い合わせいただいたのに対応できずに、すみませんでした」という内容の謝罪レターを発送します。


 前回の電話で、担当者名も聞いていますから、レターは担当者宛に名前入りで出すことができます。これで、レターを読んでもらえる確率が一気に上がります。もちろん、運賃表などの営業ツールも、いつものようにしっかり同梱します。


 この「謝罪レター」は、新規向けに発送する通常のレターに比べると、平均して3倍以上も反応率が高くなります。


 すでに一度、あなたの会社に電話をしてくれている相手にとって、あなたの会社は「知っている会社」になります。ましてや、名指しで手紙が届くのですから、見ず知らずの運送会社から届くDMとは、開封率・精読率・そして反応率の全てが圧倒的に高くなるわけです。


 ところが、もしも繁忙期に電話をもらったときに、「対応できないんですー、すみません」と言って、何も聞かずにそのまま電話を切ってしまっていたとしたら、次回につなげることができません。レターを出すときも、「知らない会社」として「初めまして」というスタンスでアプローチするしかないというわけです。


 それでは、問い合わせ電話に対する対応マニュアルを、事務所にいる全員に周知して、早速、今日から、来年の荷主候補集めを開始してください。

 

筆者紹介

高橋久美子の「あなたの会社が儲かっていない本当の理由」
高橋 久美子氏

高橋久美子 規制緩和により、夢大きく独立開業した運送会社の社長たち。その社長さんたちが、規制緩和後の業界環境の変化により、今、とても厳しい状況に立たされています。経営不振の影響によるメンテナンスの不備も懸念され、それが引き起こす悲惨な交通事故も、連日ニュースで報道されています。このような危機的状況を受け、中小規模運送会社の根本的な経営改善と救済を目的として発足したのが、私たち「全国中小規模運送会社 経営改善推進委員会」です。

全国中小規模運送会社 経営改善推進委員会
http://www.handlecover.com/kaizen/index.html

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