寺田倉庫　機密文書管理ソリューションを提案

「おまかせファイリング」

　寺田倉庫（廣瀬秀徳社長、東京都）は菱洋インテリジェンス（板橋功社長、東京都）とともに、機密文書管理のアウトソーシング新サービス「おまかせファイリング」を開始している。機密文書をセキュリティの高いアイリングセンター内で管理･保管するサービスで、文書の発生から専用トラックでの引き取り、ファイリング、保管、電子化、データ入力、廃棄までをワンストップで提供するサービスに注目が集まっている。同社の安井忍データストレージ営業部長に話を聞いた。

安井部長

　寺田倉庫はトランクルームの先駆者だが、個人向けのトランクルーム事業と並び、法人向けのサービスとして長年の実績を活用して、文書の保管やデジタル化をするデータストレージサービスだ。

　これまでに文書保管サービス、磁気媒体保管サービス、映像や音楽のフィルム・テープ保管サービスを三つの柱に展開してきたデータストレージサービスは30年の実績がある。

　この同社の文書保管・管理ノウハウと、菱洋インテリジェンスの持つマイクロ撮影、スキャン、検索インデックス作成などの情報処理ノウハウが合わされて誕生した新サービスが「おまかせファイリング」だ。

　企業にとって機密文書や情報の管理は重要になっている。万が一の情報漏えいで企業の死活問題に至る。情報漏えいはパソコンからのイメージが強いが、50％は紙の文書によるものだという。企業を守るために機密文書の適切な管理方法は重要だ。セキュリティが万全で検索システムなど利便性に富んだ文書管理のアウトソーシングサービスである「おまかせファイリング」が注目される理由だ。

　同サービスの運用の流れは次のようだ。まず、依頼する企業は文書の原本を用意する。専用トラックが定期的に文書を引き取りに行き、ファイリングセンターに輸送。ここで文書を整理し内容ごとに分類する。

　次に、依頼者からのオーダーシートによる要望をもとに、適切な運用方法を提案し運用を開始する。電子化した機密文書は依頼者のオフィスのパソコンから、万全のセキュリティを確保した上で、独自の検索システムにより簡単に閲覧することができる。

　専用のＷｅｂオーダーシステム「ｅＴＲＵＮＫ」は、オフィスのパソコンから保管文書の紹介、入出庫など各種のオーダーを簡単にできる。保管管理台帳が無くても文書の在庫管理が可能だ。万全のセキュリティにより、機密文書も厳格に管理できるようになっている。

　さらに依頼者の事務所内に、セキュリティーロッカーをレンタルする。誰が･いつ・何を、待ちだしたのかをＩＣタグで管理し、事務所内の重要文書や物品をＲＦＩＤ管理する。

　同サービスは、中小企業向けに「投資のいらないファイリングセンター」として提案していたが、大手企業からも引き合いがある。文書管理では、災害などで文書が紛失するリスクにも対応しなければならない。自社でファイリングセンターを建設するよりも、倉庫業者としての専門ノウハウで、空調管理、災害対策、セキュリティを持つ寺田倉庫に預けたほうが、安心と利便性が高まるというわけだ。

　同サービスでは、預かる文書すべてを電子化するわけではないという。また、データストレージで長年の実績を持つ寺田倉庫では、こうした分類のノウハウも持っている。電子化したほうがいいもの、紙のまま保管したほうがいいものを見極め、依頼者にもっとも適切な運用方法を提案する。安井部長は「提案力で勝負です」と力を込める。